Perdere il contratto di locazione può capitare, soprattutto se si tratta di contratti datati o conservati solo in formato cartaceo.
Per un locatore, però, avere a disposizione il contratto è fondamentale: serve per gestire pagamenti, proroghe, eventuali controversie e adempimenti fiscali.
In questa guida ti spieghiamo passo passo come recuperarlo + consigli pratici per evitare di perdere contratti in futuro.
1. Controlla dove potrebbe essere conservato
Il primo passo è verificare se il contratto è già da qualche parte, pronto per essere recuperato:
- Archivio personale cartaceo: raccoglitori, cartelline o cassetti dedicati.
- File digitali: PDF salvati sul computer o nel cloud (Google Drive, iCloud, Dropbox).
- Email e messaggi: spesso i contratti vengono inviati via PEC, email o WhatsApp.
💡Pro tip: cerca usando parole chiave come “contratto”, “locazione”, “affitto” o l’indirizzo dell’immobile.
2. Chiedi una copia agli inquilini
Se non trovi il documento, contatta l’inquilino: ogni parte dovrebbe avere una copia firmata.
Se il contratto è molto vecchio, puoi rivolgerti anche ad eventuali comproprietari.
3. Recupera il contratto tramite Agenzia delle Entrate
Ogni contratto di locazione deve essere registrato all’Agenzia delle Entrate.
Questo è un vantaggio per i locatori, perché permette di ritrovare facilmente:
- gli estremi di registrazione;
- il numero identificativo del contratto;
- la durata;
- il canone dichiarato;
- le annualità già versate.
E in alcuni casi, perfino la copia del contratto allegata alla registrazione.
3.1. Recupero dal Cassetto fiscale (il metodo più veloce)
Per molti locatori, la soluzione più semplice è accedere al Cassetto Fiscale tramite SPID, CIE o CNS.
Una volta entrato:
- Vai su “Consultazioni”;
- Seleziona “Contratti di locazione”;
- Scegli l’immobile o cerca per data di registrazione.
In questa sezione troverai:
- il codice identificativo del contratto;
- la data di registrazione;
- il modello RLI con cui è stato registrato;
- le ricevute dei versamenti dell’imposta di registro;
- eventuali proroghe, risoluzioni o cessioni;
- eventuali documenti allegati (PDF del contratto, se caricato al momento della registrazione).
💡Nota importante: non tutti i contratti hanno il PDF firmato caricato negli allegati. È più frequente trovarlo nelle registrazioni più recenti.
3.2. Richiesta allo sportello dell’Agenzia delle Entrate
Se nel Cassetto Fiscale non trovi la copia del contratto o se preferisci un supporto diretto, puoi rivolgerti a qualunque ufficio dell’Agenzia delle Entrate.
Cosa portare allo sportello
- documento d’identità
- codice fiscale
- indirizzo dell’immobile
- se disponibile: nominativo dell’inquilino o la data indicativa del contratto
Se non sei l’unico proprietario
Serve il documento di delega firmato dagli altri intestatari, più copia dei loro documenti.
Cosa ottieni allo sportello
- copia della registrazione (modello RLI o modello 69 per contratti più vecchi)
- conferma degli estremi ufficiali
- copia del contratto cartaceo se venne allegato al momento della registrazione
Tempi di rilascio:
Generalmente immediati allo sportello. Per pratiche più complesse, possono chiedere qualche giorno.
4. Rivolgiti all’agenzia immobiliare che ha gestito il contratto
Se il contratto è stato stipulato tramite agenzia, è probabile che abbiano ancora una copia digitale o cartacea archiviata.
Basta contattare l’agenzia indicando:
- indirizzo e anno del contratto;
- nominativi delle parti coinvolte.
5. Recuperare i dati essenziali
Se non riesci a ottenere il contratto completo, recupera almeno:
- numero di registrazione;
- data di registrazione;
- importo del canone;
- durata del contratto;
- dati catastali dell’immobile.
Questi dati possono essere sufficienti per gestire proroghe, risoluzioni o adempimenti fiscali.
6. Contratto non registrato? Ecco cosa fare
⚠️ Alcuni contratti più vecchi potrebbero non risultare registrati.
In questo caso:
- è prevista una sanzione per omessa registrazione;
- puoi regolarizzare tramite ravvedimento operoso;
- è utile rivolgersi a un professionista per valutare eventuali conseguenze.
7. Come evitare di perdere il contratto in futuro
Per non rischiare di smarrire i contratti:
- conserva almeno due copie digitali (PDF firmato);
- organizza un archivio chiaro per ogni immobile;
- usa servizi cloud con backup automatico;
- tieni insieme anche ricevute di pagamento, RLI, proroghe e cedolare secca.
Una gestione ordinata riduce il rischio di problemi e rende più semplice l’accesso alle informazioni in caso di necessità.
🎁Bonus Consigli pratici per evitare di perdere i contratti in futuro
Molti locatori si accorgono di aver perso il contratto solo quando ne hanno urgente bisogno: per una proroga, una risoluzione, un problema di morosità o un controllo fiscale.
Per evitare situazioni stressanti, ecco alcune buone pratiche di archiviazione realmente utili.
✅Conserva sempre una copia digitale del contratto
Richiedi e archivia la versione PDF firmata del contratto: è più sicura della copia cartacea e può essere duplicata facilmente.
✅Usa una cartella dedicata per ogni immobile
Organizza i documenti per indirizzo, ad esempio:
- “Via Verdi 12 – Contratti e Documenti”
- “Via Verdi 12 – Inquilino Rossi – 2025–2029”
All’interno conserva:
- contratto firmato;
- ricevute di registrazione;
- proroghe o risoluzioni;
- ricevute di pagamento;
- documenti dell’inquilino.
✅Utilizza servizi cloud sicuri
Google Drive, iCloud, Dropbox o OneDrive sono perfetti per archiviare e non perdere nulla. Imposta un backup automatico ogni settimana o ogni mese.
✅Archivia anche le e-mail
Crea una cartella nella tua casella di posta chiamata:
📂 “Affitti – Documenti”
E salva qui contratti, RLI, proroghe, comunicazioni dell’inquilino e dell’agenzia.
✅Conserva la copia cartacea in un unico luogo
Preferibilmente in un raccoglitore dedicato agli immobili. Evita di distribuirla in più posti (cassetti, scatole, faldoni casuali).
✅Aggiungi un promemoria annuale nel calendario
Un check annuale dei documenti dell’immobile ti permette di evitare problemi in futuro. Puoi farlo ogni gennaio, insieme al controllo delle scadenze fiscali.
Perdere il contratto di locazione può sembrare un problema complicato, ma con i giusti passaggi è possibile recuperarlo rapidamente o, almeno, ottenere tutte le informazioni essenziali per gestire correttamente il tuo immobile.
Controlla archivi, email e messaggi, richiedi una copia all’inquilino o all’agenzia, e sfrutta gli strumenti ufficiali dell’Agenzia delle Entrate.
E per proteggerti da rischi futuri, non dimenticare di conservare copie digitali e cartacee, organizzare i documenti per immobile e impostare promemoria periodici.
